Wie mach ich Platz in meinem E-Mail-Postfach?

Große Anhänge finden und löschen

Ein guter erster Schritt ist es, große Anhänge aufzuspüren. In Gmail funktioniert das zum Beispiel mit der Suchanfrage has:attachment larger:5MB. In Apple Mail kannst du nach Größe sortieren, in Outlook ebenfalls. Wenn du große Anhänge findest, die du nicht mehr brauchst, lösche sie – oder speichere sie vorher lokal oder in der Cloud, etwa in Google Drive oder iCloud.

Newsletter abbestellen

Ein erheblicher Teil des E-Mail-Verkehrs besteht oft aus Newslettern und Werbung. Diese kannst du entweder manuell abbestellen oder Tools wie Cleanfox, Leave Me Alone oder Unroll.me verwenden. Je weniger davon reinkommt, desto weniger musst du in Zukunft löschen.

Papierkorb und Spam leeren

Oft übersehen, aber wichtig: Auch gelöschte Nachrichten verbrauchen Speicher – solange sie sich noch im Papierkorb oder Spam-Ordner befinden. Leere diese regelmäßig, am besten automatisch über eine Einstellung im Mailprogramm.

Alte E-Mails loswerden

Du brauchst keine jahrealten Mails mehr? Dann lösche sie oder archiviere sie lokal. In Gmail kannst du etwa mit older_than:1y alle Nachrichten anzeigen, die älter als ein Jahr sind. Wichtiges kannst du sichern, der Rest kann weg.

Cloud-Speicher prüfen

Vor allem bei Google (Gmail), Microsoft (Outlook) und Apple (Mail/iCloud) teilen sich E-Mail und andere Dienste denselben Speicherplatz. Wenn du also große Dateien in Google Drive oder iCloud löschst, hast du eventuell auch wieder mehr Platz für neue E-Mails.

Backups anlegen und dann löschen

Wenn du wichtige E-Mails zwar behalten, aber nicht mehr im Online-Postfach speichern willst, erstelle ein Backup. Auf dem Mac kannst du Mails als .mbox-Datei exportieren, in Outlook als .pst-Datei. Danach kannst du die Mails guten Gewissens löschen.

Filter und Regeln nutzen

Richte automatische Regeln ein, um bestimmte Absender oder Betreffzeilen gleich in eigene Ordner zu verschieben – oder direkt zu löschen. So verhinderst du, dass dein Posteingang aus allen Nähten platzt.

Separate Postfächer für verschiedene Zwecke

Ein E-Mail-Konto für persönliche Kontakte, eines für Online-Shopping, eines für Newsletter – das klingt nach Aufwand, sorgt aber für Ordnung. Dein Hauptpostfach bleibt sauber, und du kannst gezielt einzelne Postfächer aufräumen.

Mobilgeräte gezielt nutzen

Auf iOS und Android kannst du mit einfachen Wischgesten E-Mails löschen oder archivieren. Nutze Apps wie Gmail oder Spark, die dir zusätzlich erlauben, nach Größe oder Datum zu sortieren, um schnell Speicherfresser zu finden.

Notfalls: Speicher erweitern oder Anbieter wechseln

Wenn du alles versucht hast und dein Postfach trotzdem voll ist, gibt es zwei Lösungen: Speicherplatz dazukaufen (etwa Google One, iCloud+) – oder zu einem anderen Anbieter wechseln, der mehr oder günstiger Speicher bietet. Anbieter wie ProtonMail oder Posteo legen zudem besonderen Wert auf Datenschutz.

Fazit

Ein aufgeräumtes E-Mail-Postfach ist kein Hexenwerk – aber es erfordert ein bisschen Disziplin und die richtigen Werkzeuge. Wenn du regelmäßig alte Mails löscht, unnötige Newsletter vermeidest und intelligente Filter nutzt, bleibt dein Postfach langfristig übersichtlich – und der Speicherplatz reicht wieder für das Wesentliche.